Her kommer et fyldig referat fra forrige møte. Dette vil også bli sendt ut på e-post bare en oppdatert medlemsliste er klar.FrammøteDet var ni personer til stede; åtte mødre og én tøff far. Flere av de frammøtte var relativt nye i klubben, og siden møtevirksomheten det siste året ikke har vært all verden, var det første spørsmålet som kom opp om hva møtene går ut på. Det ble snakket litt løst og fast om dette; om at det har vært vanlig med ulike temamøter med eksterne foredragsholdere, at det er viktig med mange som kommer slik at det blir mange å dele erfaringer med, at det har eksistert et vinlotteri osv. Møtene har som regel vært holdt over samme lest: tema – kaffepause – sosialt.
Styret
Av ulike grunner har ikke det sittende styret for 2008 fungert. Det er bare kasserer, Bitten Toverud, som har vært aktiv. Men så skal det også sies at hun har tatt et enormt ansvar og vært svært aktiv slik at det allikevel har vært liv i klubben, og vi har fått avviklet bruktmarkedene våre som vi er kjent for. Vi er svært glade for den innsatsen Bitten har gjort! Det kom opp under møtet at hun bør få en form for godtgjørelse for jobben, og det skal det nye styret sørge for at blir gjort.
Bitten hadde også forhørt seg litt i forkant av møtet om muligheten til å få inn noen nye i styret. Undertegnede var villig til å gjøre en jobb for klubben, og det var også et av de andre medlemmene. I tillegg viste en av de helt nye som kom på møtet seg å være positiv, så nå har vi fått på bena et helt, nytt, og forhåpentligvis godt fungerende styre som skal sitte ut 2009:
Leder: Linda Nordlien (mobil: 480 48 094)
Nestleder: Anne Hilde Langhelle (mobil: 971 44 731)
Kasserer: Ilona Schouten (mobil: 476 11 270)
Det har tidligere vært slik at nestleder har tatt over som leder etter ett år for å sikre kontinuitet. Vi håper at dette er en ordning som vil fortsette når vår nye nestleder har fått muligheten til å bli litt ”varm i trøya”. Men dette skal ikke føles som noe press, det viktigste var å få på plass et fungerende styre nå. Og siden den nye lederen heller ikke har vært medlem lenger enn siden februar-mars 2008, er det godt å vite at de andre medlemmene som har erfaring fra tidligere styreverv er der for å hjelpe og støtte dersom det trengs.
Videre ble det informert om hvilke goder styret får i form av dekket kontingent i Tvillingforeldreforeningen og at de selvsagt slipper å betale kontingent i klubben vår for den perioden de sitter i styret. Det kan også gis noe økonomisk godtgjørelse dersom noen i styret har store utgifter til telefon og lignende på grunn av styrevervet.
Når det gjelder de ulike arbeidsoppgavene til styret, ble den nye lederen stadig minnet på at hun må være flink til å delegere. Siden alle i styret er nye, vil de nok samarbeide en del. Nestleder har tidligere vært den som har stått ansvarlig for bevertning på møter, det er mulig at denne ordningen videreføres på den måten at nestleder sørger for at noen har med litt å bite i på møtene.
Bruktmarkedene
Bruktmarkedene våre fungerer knallbra! De arrangeres hver vår og høst, og til tross for svak aktivitet ellers i klubben siste år, har oppmøtet og innsatsen i forbindelse med bruktmarkedene vært formidabel. Bitten orienterte litt om status på siste bruktmarked som ble avholdt den 21. september:
- Det var litt problemer med heisen på lageret ved tilbakekjøring av materialer, men Roger og Nina fikk da på plass all pappen og det andre de hadde med.
- Det fungerer best når man får hentet utstyret på lageret i god tid fredag.
- Markedene er en god inntektskilde for klubben da vi tar 30% provisjon på salg av varer for ikke-medlemmer.
- Til nå har alle medlemmer fått selge varene sine provisjonsfritt på bruktmarkedene, men denne ordningen er det nå ønsker om å endre på siden noen har utnyttet den og det tross alt er en makeløs dugnadsjobb å avvikle markedene. Heretter vil det antakelig bli brukt skjønn ved vurdering om provisjonsfritak, med det som hovedregel at man må delta i dugnadsgjengen i hvert fall en av dagene dersom man skal få solgt varene sine uten å betale provisjon til klubben.
- Under oppryddingen er det viktig å passe godt på at tingene blir lagt på rett plass, samt sørge for at de som henter får med seg alt. Her var det noen glipp på siste marked, noe som førte til merarbeid for enkelte av de som var igjen for å rydde.
- Det var også en del ting som manglet merking sist. Dette er et problem vi må se nærmere på hvordan vi kan løse. Bruk av riktig teip (fryseteip, ikke maskeringsteip eller annen slags teip) er en ting. Vi må også komme fram til en felles enighet om hva vi gjør med varer som mangler merking og ikke blir hentet.
- Selv om vi er bra, kan vi alltid bli bedre, og det er viktig med kanskje enda tydeligere oppgavefordeling både fredag og lørdag for å slippe at noen blir gående uvirksomme eller at det bare er igjen et par samvittighetsfulle stykker til slutt.
- Blant annet kan vi raskere avklare hva som skal på lageret, få pakket dette og kjørt det dit – det behøver ikke vente til alt annet er unnagjort.
- Vognsalget fungerte veldig bra denne gangen, med sikkerhetstau rundt vognene og dobbelt kontroll av lapper og betaling.
- Viktig å presisere for alle at møkkete og ødelagte ting ikke legges ut for salg, men legges rett i retur. Skal man mene å få solgt tingene sine, er det minste man kan gjøre å sørge for at de er i skikkelig stand. Dette handler også om klubbens omdømme, vi skal ikke ha ord på oss for å selge søppel!
- Alle må huske at alt kjøp og salg foregår på eget ansvar, så burde vi slippe diskusjoner i ettertid.
MedlemsfordelerDet har tidligere vært praktisert medlemsbevis som ved framvisning har gitt rabatter hos enkelte butikker ved kjøp av klær og utstyr til tvillingene. Dette er noe styret vil jobbe for å gjeninnføre fra og med 2009, og det vil også gjøres forsøk på å utvide lista over samarbeidspartnere slik at vi kanskje også kan få til et samarbeid med aktivitetssteder som Ankerskogen svømmehall, Lekeland 1 m.fl. Oversikt over disse og andre medlemsfordeler vil være å finne på bloggen til klubben:
http://hamartvillingen.blogspot.com/Aktiviteter og møter/temaer
Noen aktiviteter er allerede fastlagt for kommende år. Dette gjelder blant annet juletrefesten på Ottestad klubbhus den 3. januar 2009 fra klokka 13-15.
Videre ble det bestemt på møtet at Bitten skulle booke Rollsløkken skole for vår- og høstmarked også neste år. Hun har gjort jobben, og disse blir 24.-25. april og 18.-19. september. Avtalene må dog følges opp av styret når det nærmer seg.
Enhver forening er også pålagt å avholde årsmøte. Det ble en liten diskusjon rundt dette siden klubben vår ikke tidligere har hatt slike møter, men vi kom fram til at det ikke behøvde bety noe mer enn at vi kaller ett av de årlige møtene for årsmøte og sørger for å få regnskapet gjennomgått på et slikt møte.
Det ble også snakket litt om hvilke temaer det er ønskelig at blir tatt opp på møtene. Styret ble tipset om at det er smart å ha en kjøreplan for hvert halvår, og en slik vil vi jobbe med å få til fram mot årsskiftet. Dette er de temaene som det kom opp ønsker om på møtet:
- førstehjelp (her har klubben god erfaring med Sigmund Bakke som temaleder)
- oppstart skole/ barnehage (deling – ikke deling osv, viktig å være godt forberedt)
- trafikksikkerhet
- erfaringsdeling fra voksne tvillinger og/ eller foreldre med voksne tvillinger
- prematurproblematikk
- samlivskurs (med noen fra Kirkens familierådgivningskontor?)
Det er også lagt ut et innlegg på bloggen vår der alle kan komme med ønsker om temaer ved å skrive inn sin kommentar. Styret håper mange vil benytte seg av dette, og som det ble dagt på møtet: det er liten tvil om at de aktive medlemmene som kommer på møter osv har stor påvirkningskraft på hvordan klubben blir.
En utfordring blir det å holde på de medlemmene som begynner å få litt større tvillinger, for blant dem blir det etter hvert mye annet som virker mer relevant å engasjere seg i (fritidsaktiviteter, skole osv). Hvis klubben blir interessant for disse, vil kanskje flere fortsette å komme på møter, noe som er viktig for å sikre en god erfaringsutveksling mellom de med eldre tvillinger og de mer nybakte tvillingforeldrene. Dette er jo en av hovedgrunnene til at det finnes en egen forening for tvilling- og flerlingforeldre.
Registrering i BrønnøysundregisteretBanken krever at klubben må registreres i Enhetsregisteret i Brønnøysund. Siden vi også kan sies å drive næringsvirksomhet (bruktmarkedene), skal vi sjekke ut om vi også må registreres i Foretaksregisteret. Linda ordner med dette så fort det lar seg gjøre. Dette referatet skal fungere som bevis for at vi faktisk har en forening, siden det ikke har lyktes oss i å finne ut av nøyaktig når Hamar og omegn tvillingforeldreforening ble dannet, eller finne noe oppstartsdokument. Leder vil da stå som kontaktperson for registeret.
LitteraturKlubben har ei bok på dansk med mange små intervjuer med voksne tvillinger i alle aldre, og denne anbefaler Kari på det sterkeste. Ved å ta kontakt med en i styret vil det være mulig å få låne boka. Ellers finnes det et hefte som heter ”Tvillinger i skolen” som ble nevnt på møtet da vi snakket om hvor viktig det er å være forberedt på skolestart. Kanskje vil det etter hvert bli ei liste med anbefalt litteratur for tvillingforeldre på bloggen vår også, hvis dette er av interesse.
Annet- Kari prøver å få tak i den tredje styrekofferten, den som Nastaran har. Denne skal nestleder ha.
- I tillegg til å sende møteinnkallinger på e-post, kan det være lurt å annonsere dem på HA-tavla samt kanskje varsle om dem på SMS. Jo flere som kommer på møtene, jo mer aktiv vil klubben vår bli, og da også forhåpentligvis et sted hvor flest mulig kan finne sin plass.
- Klubbens mobiltelefon (907 18 784) har fått egen svarer, noe vi håper vil øke tilgjengeligheten for eventuelle nye medlemmer.
- Alle anbefales å følge med jevnlig på bloggen vår:
http://hamartvillingen.blogspot.com/ Her kan man også komme med innspill.
- Klubben har ny e-postadresse som alle kan skrive til, det er styret (og da i første omgang leder) som tar seg av all post hit:
hamartvilling@yahoo.com- Alle med noe på hjertet skal i utgangspunktet være velkommen til å kontakte hvem som helst i klubben for å lufte sine tanker eller søke svar på små og store spørsmål. Styret kan være behjelpelige med å videreformidle slik kontakt dersom noen synes det er vanskelig å henvende seg til ukjente. Bruk e-post, SMS eller ring – eller kom på møtene, det er dem som i første rekke skal brukes til slik kontakt dersom det ikke er noe som haster.
Ref: Linda Nordlien (leder)
